Kalite güvence sistemi nedir?
KALİTE GÜVENCESİ KAVRAMI
Kalite güvencesi bir ürün veya hizmetin kalite konusunda belirtilmiş gerekleri yerine getirmesinde yeterli güveni sağlamak için uygulanan planlı ve sistematik etkinlikler bütünü olarak tanımlanmaktadır. Temelinde ürün ya da hizmetin geçtiği tüm aşamalardaki talimatlar, görev ve sorumluluk tanımları vb. ile belgelendirmesi, çalışanların eğitilmesi ve kalite konusunda bilinçlendirilmesi ile kalitenin planlanan düzeyde en az kaynak kullanımıyla korunması yatmaktadır. Kullanıcının gereksinimleri tam olarak ve belirlendiği şekilde karşılanmadığı sürece kalite güvencesi sistemi tanımlanmış sayılmaz.
ISO 9000 nedir?
KALİTE GÜVENCE SİSTEMİNİN GELİŞİMİ
1987 yılında uluslararası kalite ihtiyacına cevap verecek ve birçok ülke tarafından kabul edilen ISO 9000 dizisi standartları yaygınlaşmıştır. Bu standartlar önceki yıllardaki sistem standartlarının bir sentezi olmaktadır ve bir çok yönden benzerlikler bulunmaktadır. Ancak buradaki ayırt edici özellik geçmişteki kalite güvencesinin çok sayıda ve titizlikle yürütülen kontrollerle gerçekleştirilmesi ve bu nedenle çok pahalı bir sistem olmasıdır.
ISO 9000, işletmenin koşullarına uygun bir Kalite Güvence Sistemi geliştirilmesinde ve/veya bir başka organizasyonunu Kalite Güvence Sistemi’nin değerlendirilmesinde esas olarak kullanılabilecek bir modeldir. Bu modele uygunluk ise bir işletme için birçok endüstrileşmiş ülkede kabul edilmiş olan uluslar arası bir standarda uygun bir kalite güvence sistemine sahip olmak anlamına gelecektir.
İSO’nun (Uluslararası Standardlar Organizasyonu) tanımına göre ISO 9000 serisi şu standartlardan oluşmaktadır.
ISO 9000 - Kalite Yönetimi ve Kalite Güvencesi Standardları Seçim ve Kullanım Kılavuzu
ISO 9001 -Kalite Sistemleri-Tasarım/geliştirme, üretim, tesis ve hizmette Kalite Güvencesi modeli
ISO 9002 -Kalite Sistemleri, üretim ve tesiste Kalite Güvencesi Modeli
ISO 9003 -Son muayene ve deneylerde Kalite Güvencesi Modeli
ISO 9004 -Kalite yönetimi ve kalite sistemleri elemanları-kılavuz
ISO 9004-2 - Hizmetler için kılavuz
ISO 9005 - Kalite sözlüğü
9001, 9002 ve 9003 birer “standart” özelliğindedir ve kapsadıkları faaliyetler farklıdır. 9004 bir çeşit Kalite Güvencesi ders kitabı özeti mahiyetindedir 9000 ise bütün bu standartların nasıl kullanılabileceğini açıklayan bir rehber özelliğindedir.
Kalite Güvence Sistemi nasıl oluşturulur?
KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ OLUŞTURULMASI
Bir kuruluşta yeterli bir kalite güvence sisteminin oluşturulması oldukça kapsamlı ve titiz bir çalışmayı gerektirir. Böyle bir çalışmanın aşamaları şu şekilde olmalıdır.
Yönetim Eğitimi:Çalışmalara başlamadan önce, başta tepe yönetici olmak üzere tüm yöneticilerin bir temel eğitimden geçmeleri gerekir. İki veya üç gün sürecek bu eğitimde, konu özlü biçimde anlatılır, temel öğeler ve uygulama aşamaları açıklanır.
Organizasyon:Şirketin büyüklüğüne ve işin kapsamına orantılı olarak bir organizasyon gerçekleştirilmelidir. Her departmanda en az bir kişinin kendi biriminde bu konu ile sorumlu tutulması gerekir.
Ön Değerlendirme:Kalite güvence sistemi projesinde görev alan yönetici ve teknik elemanların yapması gereken ilk faaliyet, bir iç denetim uygulayarak mevcut durumu bir ön değerlendirme ile tespit etmektir. Böylece eksiklikler daha net anlaşılmış olacaktır.
Planlama:Kalite güvencesi sisteminde tüm fonksiyonlar ve bunların içereceği faaliyetler bir bütün olarak ele alınır, ilişkileri belirlenir ve aşamaları saptanır. Ön değerlendirmede de ortaya çıkan öncelikler ışığında kapsamlı bir plan yapılır. Planda safhalar ve yapılacak işin mahiyetinin yanı sıra görevliler ve teriminler de belirtilir.
Uygulamanın değerlendirilmesi:Üst yönetimce onaylanan planın uygulaması periyodik olarak değerlendirilir. Bu değerlendirmenin nasıl yapılacağı, kimlerin katılacağı ve değerlendirme sonuçlarının nasıl uygulamaya dönüştürüleceği de ayrıca belirlenir ve ilgililere duyurulur. Değerlendirmede danışmanın da bulunması gerekir.
İç denetim:İç denetimin temel amacı kuruluşun dış denetime hazır hale gelip gelmediğini sınamaktır. Bu denetime genel müdür de katılır. İç denetimde tüm birimlerin kapsanması hedeflenir.
Dış denetim:Kuruluş iç denetimin sonuçlarını değerlendirir, eksiklikleri veya yanlışları varsa düzeltir ve dış denetime hazır duruma gelir. Dış denetim müşteri tarafından, müşterinin görevlendirdiği bir denetçi kuruluş ya da sistemi belgelendirme amacı ile gelecek olan bir denetçi tarafından gerçekleştirilebilir.
Gelişme:Kalite güvence sistemini tatminkar bir noktaya getirmiş olan bir kuruluş üç ihtimalle karşı karşıyadır. Sistemi aynen koruyabilir, geliştirebilir veya geriye dönebilir. Geriye gitmese bile sistemi aynen korumak yeterli olmayacaktır, rakipler sürekli olarak geliştiklerinden kuruluşunda kendini yenilemesi gerekir. Bu nedenle belirli periyotlarda yönetimin sistemi gözden geçirmesi ve sürekli bir gelişme bir plan uygulaması şarttır.
Kalite Güvence Sisteminin Faydaları Nelerdir?
KALİTE GÜVENCE SİSTEMİNİN KAZANDIRDIKLARI
Klasik kalite sisteminde uygulanan hataların aranması yerine, bunların nedenleri üzerine gidilmesi ve hata kaynaklarının ortadan kaldırılmasını hedefleyen Kalite Güvencesi ile sağlanan faydaları şöyle sıralamak mümkündür:
1. Kalitede süreklilik
2. Yönetim kontrolünün ve organizasyonunun toplam etkililiğin iyileştirilmesi
3. Daha iyi ürün tasarımı yapılması
4. Hurda/yeniden işleme ve müşteri şikayetlerinde azalma
5. İş ortamında stresin azalması
6. Şirket imaj ve itibarının iyileştirilmesi
7. Daha iyi rekabet olanağı
8. Müşterinin güven duygusu
9. Zaman içerisinde ve sistemin başarısı oranında kalite kontrol işleminin kapsamına girerek daraltılması
10. Yüksek verim
11. Çağdaş bir çalışma ortamı
12. Çalışanlarda yüksek motivasyon
13. Minimum maliyet
14. Maksimum güvence
Kalite Güvence Sistemi için ISO 9000 belgesi gereklimidir?
KALİTE SİSTEMİNİN BELGELERDİRİLMESİ
Artık tüm Dünya’da ve Türkiye’de firmalar kalite güvencesi sistemlerine önem göstermekte ve bunu ISO 9000 sertifikalarıyla belgelemektedir. ISO 9000 sertifikası dünyanın her tarafında ticari işlemler esnasında aranmaya başlandığı gibi firmanın gelişmesinde ve kalite güvencesinin devamlılığında etkili rol oynamaktadır.
Kaliteye önem veren ve bu önemi sisteme döken firmaların , yerine getirmesi önemli olan bir görevleri de; sistemlerini belgelendirmektir. Çünkü, kaliteyi ve sistemi, müşteriye anlatmanın en kolay ve güçlü yolu; sistem belgelendirmesidir.
Bir firma veya kurum kalite sistem çalışmalarını , ISO 9000 standartları doğrultusunda yapmak zorundadır.
ISO 9000 belgesi ne kadar sürede alınır?
Standart, sistemin kurulması ve dokümante edilmesi için gerekli genel kuralları tanımlar. Bir ürüne veya kuruma ait değildir. Tüm sektörlere uygulanabilir. Bu nedenle firma veya kurum , kendi sektörüne göre standardı uygulamak zorundadır. Standardın firma veya kuruma adapte edilmesi; yapısına, personel sayısına, fonksiyonel durumuna ve yönetiminin inanmasına bağlı olarak uzun veya kısa zaman alabilir. Ayrıca sistem kurucunun (firma veya kurum içinden bir personel veya personel grubu yada danışman kuruluş olabilir) konuya vakıf ve disiplini de süreyi etkiler.
ISO 9000 belgesi nereden alınır?
Zitem belgelendirmesine karar veren ve bu yönde tüm hazırlıklarını tamamlayan tüm firmalar, ulusal veya uluslararası platformda kabul görmüş ve tanınmış bir belgelendirme kuruluşuna müracaat ederler. Belgelendirme kuruluşunun seçimi tamamen firmaya aittir ve kanuni bir zorunluluk yoktur. Firma veya kurum; müşteri portföyünü değerlendirerek, belgelendirme kuruluşunu seçmelidir. Çünkü ISO 9000 belgesi müşteriye kaliteyi anlatmak için alınmaktadır, bu nedenle de seçilecek kuruluşun müşteri tarafından kabul görmesi gerekir.
ISO 9000 belgesinin süresi var mıdır?
Belgelendirme kuruluşu seçildikten sonra, firma veya kurumun denetimi için bir plan ve program yapılır ve firma veya kurum denetiminden sonra uygun olan sistem belgelendirilir. ISO 9000 belgeleri üç yıl için verilir ve her yıl ara denetimlerle takip edilir. Üç yılın sonunda ise yeniden belgelendirme tetkiki yapılır.
Şu kesinlikle unutulmamalıdır ki ISO 9000 belgeleri , sadece belge almak için değil , kalite ve müşteri memnuniyetini sağlamak ve bu güveni müşteriye vermek için alınmalıdır.
